T.C.

AĞRI İLİ DİYADİN İLÇESİ BELEDİYE BAŞKANLIĞINA AİT BİRİMLERİN KURULUŞ GÖREV VE ÇALIŞMALARI YÖNETMENLİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

AMAÇ,KAPSAM,DAYANAK,TANIMLAR VE TEMEL İLKELER.

İLÇEMİZ BELEDİYESİ 2009-2014 YILLARINI KAPSAYACAK ÇALIŞMA YÖNERGESİDİR.

AMAÇ

MADDE-1:Bu yönetmenliğin amacı Diyadin Belediye başkanlığı tüm birimlerin (Yazı işleri,Mali hizmetler,Makine ikmal,Özel kalem,İtfaiye,Fen,Zabıta birimleri )kuruluş yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektedir.   Herhangi bir konuda tutulacak yol için üst makamlardan alt makamlara yönerge ve kuruluşlara veya üst aşamadakilerden astlara belli bir esasa dayanarak verilen buyruk, talimat, direktif.Alt birimlerin üst birimlere uymak zorunluluğudur.İlçemizhalkının refah,huzur ve düzen içerisinde yaşamasını sağlamak için tüm birim amirlerine ve meclis üyelerine verilen yasal çerçeve ve başkan uhtesinde çalışmak için yetki ve selayet ile görevlendirilmiştir.

KAPSAM

MADDE-2:Diyadin Belediyesi Yazı işleri,Mali hizmetler,Makine ikmal,Özel kalem,İtfaiye,Fen ve Zabıta birimlerini kapsar.

DAYANAK

MADDE-3:Bu yönetmelik 03.07.2005 tarihli 5393 sayılı Belediye Kanunu ve diğer yürürlükteki mevzuata dayanılarak hazırlanmıştır.

TANIM

MADDE-4:Bu yönetmenliğin uygulanmasında:

Belediye                    :Diyadin Belediyesini

Başkanlık                  :Diyadin Belediye Başkanlığını

Başkan                      :Diyadin Belediye Başkanını

Başkan Yardımcısı  :Diyadin Belediye Başkan Yardımcılarını

Meclis                                    :Diyadin Belediye Meclisini

Encümen                  :Diyadin Belediye Encümenini

Birim                          :Diyadin Belediyesi Birim Amirlerini

Personel                   :Diyadin Belediyesi Birim Amirleri bünyesinde çalışan (Memur ve İşçileri)ifade eder.

TEMEL İLKELER

MADDE-5:DİYADİN BELEDİYE BAŞKANLIĞI YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜNÜN ÇALIŞMALARI VE YETKİLERİ.

a-Karar alma,uygulama ve eylemlerde şeffaflık

b-Hizmetlerin temin ve sunumunda yerinde,zamanında ihtiyaca uygunluk.

c-Personelin izin,rapor,sicil,terfi,derece ve kıdem yazılarının zamanında hazırlanmasına karar vermek.

d-Personelin sosyal haklarını zamanında ve yerinde yapmak.

e-Hesap verebilirlik.

f-Kurum içi yönetimde ve ili ilgilendiren kararlarda ve yazılara anında katılımcılık sağlayıp karar vermek.

g-Uygulamalarda adalet ve hizmete eşitlilik sağlanması.

h-Belediye Kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik sağlanması.

I-Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine kalıcı kararlar temel ilkelerini esas alır.

İ-Evlendirme işlerinin takibi,Posta,Santral,Encümen ve Meclis kararları zamanında uygulamak.

MADDE-6:

MALİ HİZMETLER BİRİMİNİN YETKİLERİ:

5393 sayılı Belediye kanununun ilgili maddeleri ve 5018 sayılı Mali yönetim kontrol kanununda sayılan yetkiler aşağıya çıkarılmıştır.

1)- Birim amirleri tarafından hazırlanıp getirilen ödeme evraklarında hatanın araştırılması.

2)-Hak sahibinin gerçek kişi olup olmadığını tespit etmek.

3)-Ödeneğin zamanında ve yerinde usuluna uygun bir şekilde yapılmasını.

4)-Belediye su ve emlak gelirlerlerini zamanında tahakkuk ve tahsilinin sağlanması.

5)-Ödeme evraklarının bir nushasını muhafazasını yapmak.

MADDE-7:

MAKİNA İKMAL BİRİMİNİN GÖREV VE YETKİLERİ:

Belediyenin tüm araç ve makine ekipmanlarının sevk ve idaresinde soromludur.

a-Belediye araçlarının her cumartesi günü övleden sonra genel bakımının yapılması.

b-Ararçların günlük hareket çizelgelerinin düzenlenmesi.

c-Ararçların ilçe dışına çıkışlarında görevlendirme yazılarının yazılması.

d-Araçların akaryakıtlarını temini.

e-Parça ve ekipmanların temini.

f-Araçların olacak bir doğal afete karşı her zaman hazırlıklı olması.

g-Belediye demirbaşına kayıtlı tüm araçların şoförlere zimmet edilmesi,zimmet tutanaklarının dosya ile kontrol altına alınması.

MADDE-8:

ÖZEL KALEM BİRİMİNİN GÖREV VE YETKİLERİ:

1-Belediye Başkanında aldığı kararlara uymak ve uygulama yapmakla yetkilidir.

2-Belediye Başkanına gelen posta,evrak ve belgelerin gizlilik derecesine göre muhafaza etmek.

3-Belediye Başkanına gelen sivil ve askeri erkan misafirlerini ağırlamak.

4-Belediye Başkanının makam odasının temizlik ve güvenliğini sağlamak.

5-Belediye Başkanının telefonlarını bağlamak.Güvenlik açısından zabıta birimi ile koordineli çalışmak.

6-Belediye birimlerinin evrakalrını zamanında birimlere ulaştırmak.

MADDE-9:

İTFAİYE BİRİMİNİN YETKİ VE SORUMLULUKLARI:

1-İlçemizde oluşacak herhangi bir doğal afete karşı hazırlıklı olmak.

2-İtfaiye araçlarının her zaman faal ve hazırlıklı olması.

3-Yangın talimatları ve uygulama yönetmenlik gereğince eğitim vermesine

4-İtfaiye personelinin can güvenliğini sağlamak.

5-Olası doğal afetin özelliğine ve nedenini açıklayıcı bir raporun hazırlanması.

6-Halkın mal ve can güvenliğini sağlamak için emniyet,jandarma,zabıta ve sağlık kuruluşları ile devamlı koordineli çalışması.

7-İtfaiye araçlarının bakım ve onarımını mevsim özelliğine bağlı olarak yapılması.

8- İtfaiye personelinin hizmet içi eğitim ve tatbikatlara yılda 2 veya 3 kez katılımını sağlamak.

MADDE-10:

FEN VE İMAR BİRİMİNİN GÖREV VE SORUMLULUKLARI.

a-İlçemizin imar planını uygulamak ve gerekli yazışmanın yapılması.

b-Olası bir doğal afete karşı hazırlıklı olmak.

c-Birim iş makinelerinin bakım ve onarımını zamanında sağlamak.

d-Belediyenin menkul ve gayrimenkullerini korumak.

e-İşçilerin puantaj kayıtlarını kontrol altına almak

f-İlçemizin çevre düzenini(park,bahçe,yol,kaldırım vs.) işlerinin düzenli bir şekilde yürütümünde sorumludur.

g-İmara uygun bir şekilde ruhsat işlerinin takibi

h-İş makinalarının yetkili ve kullanıcılara zimmetinin sağlanması

ı-Hizmet binası ve diğer gayrimenkullarin bakım ve onarımının sağlanması.

MADDE-11:

ZABITA BİRİMİNİN GÖREV VE SORUMLULUKLARI:

1-Belediyemizin güvenliğini sağlamak.

2-Çarşı içerisinde gerekli düzenlemenin yapılmasına

3-Başkan güvenliğinin sağlanması

4-İşyeri denetiminin sağlanması

5-İlan işlerinin yapılması

6-Mahalle,çarşı,cadde ve sokakların temizliğinin sağlanması

7-Trafik ve park işlerinin takibi

8-Ses yayın cihazlarını kontrolünü yasa çerçevesinde sağlanması için zabıta birimi sorumludur.

İKİNCİ BÖLÜM

Kuruluş,Personel ve Bağımlılık.

KURULUŞ:

MADDE-12

1)-Diyadin Belediye başkanlığı tüm birimlerinin 22.02.2007 tarih 24442 sayılı resmi gazetede yayınlanan Belediye ve bağlı kuruluşları ile Mahalli idare birlikleri norm kadro ilke ve standartlarına dair yönetmenlik gereğince Diyadin Belediye meclisinin alacağı karar ile kurulmasına.

2)-Diyadin Belediye Başkanlığı birimlerinin teşkilat yapısı;

a-Meclis İşleri ve kararları

b-Encümen işleri ve kararları

c-Genel evrak ve dağıtımı

d-İlan işleri

e-Posta işleri

f-Evlendirme işlemleri

g-Ödeme işlemleri

h-Halka iyi davranma işlemleri,alt birimlerden oluşur.

I-Sağlık işlemleri

i-Özlük işlemleri

MADDE:13

PERSONEL:Diyadin Belediye başkanlığı tüm birimlere bağlı Müdür ve Müdür yardımcısı ile meri norm kadro mevzuatına uygun nitelik ve sayıda personel görev yapar.

MADDE:14

BAĞLILIK:Diyadin Belediye Başkanına veya görevlendireceği başkan yardımcısına bağlı olarak birim amirleri ve birim çalışanları Belediye Başkanının görevlendireceği sorumlu kişi ile çalışmak zorunluluğu vardır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görev,Yetki ve Sorumluluklar

MADDE:15

BİRİMLERİN GÖREV,YETKİ VE SORUMLULUKLARI:Yazı işleri müdürlüğü mahalli müşterek nitelikte olmak şartıyla aşağıdaki görevlerin yürütümünde sorumludur.

(1)     MECLİS İŞLERİ VE KARAR BİRİMİ

a- Başkanlığın havalesi ile birimlerden gelen teklifler çerçevesinde meclis gündemini hazırlar.

b-Meclis toplantı gündeminin meclis üyelerine en az 7 gün önceden imza karşılı teslim edilmesini.Ayrıca posta faxs toplu mesaj ve telefon araçları ile üyelere bilgi verilmesini sağlar.

c-Meclis toplantı yer ve saati ile gündemi bildiren başkanlık duyuru ve çağrısını belediye ses  yayın cihazı veya web sayfasında yayınlar,Kamu oyunu bilgilendirilmesini sağlar.

d-Meclis gündemin akışı ile ilgili hazırlıklar yapar.

e-Meclis görüşme zabıtı ve kayıtlarını tutar yazılı ve elektronik ortamda saklanmasını sağlar.

f-Belediye meclisinin kararlarını ve tutanak özetlerini yazar,divan başkanı ve katip üyelere imzalatır ve dosyalarında saklayarak,incelemeye hazır bulundurur.

g-Meclis üyelereinin meclis toplantılarına devamlılıklarını belirlemek üzere devam defterini tutar ve saklar.

h-Belediye Başkanını yeniden görüşülmek üzere meclise iade etmediği kararları yürürlüğe girmesi için süresi içerisinde valilik makamına gönderir.

I-Kararların bir suretini kendi bünyesinde arşivler ve yeteri kadar çoğaltarak aslın aynıdır ibaresi ile imzalayarak ilgili birim müdürlüklere zimmetle gönderir.

i-İhtas komisyonlarına havale edilen dosyaların üst yazısını hazırlayarak Belediye başkanına imzalatmak sureti ile ilgili komisyona sevkini yapar ve yasal süresi içinde cevap vermesini sağlar.Bir sonraki meclis toplantısında konunun görüşülmesi için gündeme alınmasını sağlar.

j-Belediye meclis üyelerine meclis toplantısı ve ihtas komisyonu toplantılarına katıldıkları hergün için ödenecek olan huzur hakkı puantajını tutar ve gereği için ilgili birime gönderilir.Ayrıca personel maaş,izin,sosyal haklar,sağlık gideri,rapor vs.işlerinin takibini ve yapımında belediyemiz yazı işleri birimi müdürü sorumludur.

k-Meclis üyelerine ait mal beyanlarını kanunda ön görülen sürelerde alınmasını temin ederek belgelerin gizlilik içerisinde muhafazasını sağlar.

l-Belediye tüm çalışanlarının mal bildirimi,tedavi yardımı beyannamesi,nfus kayıt örneğini her yılın 1.günnde alarak personel dosyasında muhafaza edilmesinde yazı işleri birimi sorumludur.

(3) Genel Evrak ve Dağıtım Birimi

a) Belediye Başkanlığına kamu kurum ve kuruluşlardan gelen her çeşit yazı ve evrakı alır, havale imzasından sonra kaydını yaparak ilgili birimlere zimmet karşılığı teslim eder,

b) Belediye Başkanlığına vatandaşlar tarafından verilen dilekçelerin kaydını yapar ve ilgili birimlere zimmet karşılığı teslim eder,

c) Konusu itibariyle birden çok birimi ilgilendiren yazıların suretlerinin çoğaltılarak ilgili birimlere gönderilmesini sağlar,

d) Konusu itibariyle önemli ve ivedi yazıların öncelikli olarak birim müdürüne veya ilgili başkan yardımcısına gönderilmesini sağlar.

e) Gizlilik dereceli yazıların müdür tarafından açıldıktan sonra ilgili başkan yardımcısı tarafından havalesinin yapılmasını sağlar.

f) Giden evrakları zimmet defterine kayıt ettirerek ulaşacağı kurum ve kuruluşlara titizlikle teslim edilmesini sağlar.

g) Dosyalama ve arşiv görevlerini yürütür.

(4) İlan Birimi

a) Kamuoyuna yapılacak ilan ve duyuruları ilan panosu veya anons sistemi aracılığıyla yapar.

b) İlan panosuna asılarak yapılan duyurularla ilgili asma kaldırma tutanaklarını düzenler, ilgililere tebliğini sağlar, bir nüshasını dosyasında saklar,

c) Anons sistemi ile yapılacak olan cenaze, kayıp ve diğer ilanların düzgün ve sade bir ifade ile düzenli aralıklarla tekrar edilerek ilan edilmesini sağlar,

d) Duyuru ve her türlü ilanla ilgili arşiv tutulmasını, bunlarla ilgili evrakın muhafazasını sağlar.

e) İlanların yapılması (Pano- hoparlör), İlan tutanaklarının yazılması, imzalanması ve Dosya ve Arşiv görevlerini yürütür.

(5) Posta İşleri Birimi

a) Posta ücret ödeme makinesine avans yüklenmesi, Posta evrakının makineden geçirilmesi, Posta kayıt defterinin tutulması görevlerini yürütür.

b) Belediyeden posta ile gönderilecek evrakları posta zimmet defterine işleyerek, yeterli ücreti içeren damga tatbikinden sonra PTT’ ye zimmet karşılığı teslim eder,

c) Posta pulu yerine gönderi üzerine posta ücretini gösterir kırmızı renkte damga tatbiki yapan posta ücret ödeme makinesini kullanıma hazır halde tutar,

d) Başkanlıkça gönderilecek her türlü mektup, tebliğ evrakları, koli gibi posta gönderilerinin üzerine uygulanan damga tarihlerinin, gönderilerin postaya verildikleri güne ait olmasını sağlar,

e) Ücret Ödeme Makineleri Yönetmeliği’nde tarif edilen hususlardan sorumludur.

(6) Santral Birimi

a) Kurumun iç ve dış haberleşme hizmetlerini görür.

b) Gelen aramalara düzgün ve sade bir ifadeyle cevap verilir.

c) Dışarıdan veya kurum içerisinden yapılan görüşme taleplerini servis ilgililerine

yönlendirir.

d) Görüşmenin sağlandığına emin olduktan sonra hattan çekilir.

e) Şehirler arası konuşmalar için bir defter tutar, konuşanı ve konuştuğu yeri kaydeder. Konuşma özel ise postaneden bildirilen ücretin tahsili için durumu idareye bildirir.

(7) Evlendirme Birimi

a) Resmi nikâh başvurularını alır, nikah işlemi için gerekli olan evrakın teminini sağlar,

b) Başvurular hakkında yürürlükteki mevzuatın öngördüğü incelemeleri yapar,

c) İnceleme sonucunda evrakları tamam olan ve evlenmelerine yasal engel bulunmayan başvuru sahiplerine nikah günü verir, Belediye Başkanı tarafından verilen yetkiye dayanarak nikah akdini yapar,

d) Yapılan akitleri Nüfus Müdürlüğüne bildirir,

e) Diyadin Belediyesi Evlendirme Biriminde yapılan nikah akitlerinin kayıt ve belgelerini mevzuata uygun olarak tutar, arşivler ve muhafaza eder,

f) Yürürlükteki mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlar,

Personelin Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 16 – Bu yönetmeliğin 9. maddesinde belirtilen temel görev, yetki ve sorumluluklar esas alınarak, mer’i mevzuat ve Belediye Başkanı’nın veya görevlendirdiği Başkan Yardımcısının onayıyla görev pozisyonları belirlenir. Bu bağlamda istihdam edilenler belirtilen görevleri ifa ederler:

(1) Yazı İşleri Müdürü

a) Belediye Başkanı’nın veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının gözetimi ve denetimi altında, yürürlükteki mevzuat gereği Müdürlüğün sevk ve idaresine ilişkin, iç düzenlemeleri yapar,

b) Müdürlüğü için Başkanlığın gayeleri, politikaları, bütçeleri ile uyumlu hedefler planlar, programlar geliştirir ve verilen sorumluğa göre faaliyet yapar,

c) Görev alanı içinde bulunan faaliyetleri için uzun, orta ve kısa vadeli planlar hazırlar.

d) Planların uygunluk ve yeterliliğini devamlı olarak izler, gerekiyorsa, düzeltmeye yönelik tedbirleri alır,

e) Müdürlüğün işlerini en kısa zamanda ve en ekonomik olarak istenen şekilde sonuçlandırmak üzere planlar,

f) Gelecekte doğacak ihtiyaçlara cevap verebilecek şekilde elindeki kadro, makine, işyeri ve teçhizatın planlamasının yapar,

g) Müdürlüğün yıllık faaliyet planını Başkanlığın stratejik hedeflerine göre hazırlar, faaliyet planına göre yıllık bütçesini hazırlar,

h) Kendisinin ve personelinin beceri ve mesleki bilgi açısından gelişmesini sağlamak üzere eğitim planlamasını yapar,

i) Görevle ilgili her türlü iç/dış yazışmaları yapar, Başkana, Encümene, Meclise teklifler sunar, verilen kararların uygulanmasını sağlar.

j) Çalıştırdıkları görevlilerin iş tariflerini ve performans kriterlerini hazırlar, işbölümü esasları dahilinde, sorumluluklarını belirler, sorumlulukların doğru anlaşılmalarını sağlar,

k) İş tariflerinde mevcut olmayan görevleri emrindekilere usulünce verir,

l) Emrindeki elemanlara görevlerinin yerine getirebilmeleri için gerekli yetki devrini yapar, onları inisiyatiflerini ve yetkilerini kullanmaya teşvik eder,

m) Yokluğunda görevlerin aksatılmadan yürütülebilmesi için yerine bakacak şahsa vekalet verir ve görevlerini taksim eder,

n) Eş düzeydeki yöneticilerle koordinasyonu kurar ve kendi aralarında halledilebilecek meseleleri halleder.

o) Personelin çalışma şevkini kıran ve verimini düşüren faktörleri tespit ederek, kendi imkanları ile bertaraf edilebilecek veya düzeltilebilecek olanları halleder, üst kademelerce alınması gereken tedbirleri için, verim düşüşü veya başka menfi sonuçlar doğmadan amirine müracaat eder,

p) Personelin görev tariflerindeki belirtilen işleri yerine getirip getirmediğini üç ayı geçmeyen periyotlarla kontrol eder,

q) Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydın tutulmasını, gerekli belgelerin düzenlenmesini ve takibini, önemli olan evrakın muhafaza edilmesini, bu konulardaki mevzuat ve usullere göre hareket edilmesini temin eder. Önemini kaybeden evrakı kabul edilmiş usullere göre imha eder,

r) Görev alanındaki faaliyetlerin durumunu ve neticelerini tespit etmek ve değerlendirmek ve gerekli tedbirleri almak için istatistikî bilgileri tanzim eder ve/veya ettirir. Gerektiğinde bu bilgileri amirlerine ve ilgililerine sunar.

s) Herhangi bir amaçla yurtiçi veya yurtdışı görev seyahatine gönderildiğinde, gittiği yerde yaptığı temasları, çalışmaları ve aldığı sonuçları belirten özet, fakat kolayca anlaşılabilir bir üslup ve düzende rapor hazırlar, amirine verir,

t) Başkanlığa ilişkin bilgilerin dışarı sızmaması hususunda azami itinayı ve dikkati gösterir,

u) Görevi ile ilgili proje ve taslaklar hazırlar bunları uygulamaya geçirebilmek için üstlerinin onayına sunar,

v) Sicil amiri sıfatı ile personelin performans değerlendirmelerini yapar ve gizli sicil raporlarını tanzim eder,

w) Müdürlük personelinin performans durumunu izler gerekli değerlendirmeleri yapar, varsa ceza ve mükafat için üst makamlara teklifte bulunur,

x) Personelin izin planlarını yapar, izinlerini kullanmasını sağlar, rapor, doğum, ölüm vb. konularda yazışmaları takip ve kontrol eder,

y) Müdürlüğün verimli çalışması için yasaların verdiği yetki çerçevesinde her türlü teknolojik gelişmeyi takip eder ve uygular,

z) Harcama yetkilisi olarak, bütçe ödeneklerinin verimli, tutumlu ve yerinde harcanmasını sağlar.

aa) Genel İş Yürütümü, Vekalet İşlemleri, Yetki Devri İşlemleri, Mal Bildirim İşlemleri, Personel Özlük İşlemleri, Mevzuat ve Diğer Yayın Abonelik İşlemleri, Taşınır Mal İşlemleri ve Elektronik Postaların Takibi yapar ve/veya yaptırır.

(2) Yazı İşleri Müdür Yardımcısı

a) Belediye karar organlarının (Meclis, Encümen ve Başkanlık) çalışmalarının yürütülmesine yardımcı olur,

b) “Belediye Başkanının izinli, hastalık veya başka bir sebeple görev başında bulunmadığı hallerde, kendisine vekalet etmek üzere, belediye meclisi üyeleri arasından birini başkan vekili olarak görevlendirmesi” ile ilgili evrakları takip eder, birimlere ve Valilik Makamına gerekli bilgilendirme ve yazışmaları yapar,

c) Belediye Başkanının, uygun gördüğü takdirde görev ve yetkilerinden bir kısmını Belediye Başkan Yardımcıları veya yöneticilik sıfatı bulunan belediye görevlilerine devretmesi ile ilgili yazışmaları takip eder,

d) Belediye Başkan Yardımcılarının izinli, hastalık veya başka bir sebeple görev başında bulunmadığı hallerde, yerine vekalet etmek üzere, görevlendirilecek başkan yardımcısı ile ilgili evrakları takip eder, birimlere gerekli bilgilendirme ve yazışmaları yapar,

e) Belediye Başkanının ve Meclis Üyelerinin mal bildirimlerinin, seçildikten sonra, göreve devam ederken veya görevden ayrıldıktan sonraki hallerinde kanunda öngörülen sürelerde düzenlenmesi ve bunlarla ilgili yazışmalarını takip eder, Bildirimlerin içeriği

hakkında, hiçbir şekilde açıklama yapmaz ve bilgi vermez. Ayrıca mal bildirimlerindeki bilgiler ve kayıtlar esas alınarak içeriği hakkında yayında bulunmaz.

f) Müdürlüğe gelen- giden bütün evrakların, havale imzasından sonra kaydının yapılması, havale edilen yazının ilgili personele tebliği, cevabının verilmesi gerekiyorsa cevap yazısının hazırlanması, son aşama olarak arşivlenmesi işlemlerini müdür adına takip eder,

g) Müdürlük personelinin sağlık, izin ve özlük işleri ile ilgili iş ve işlemlerinin yazışmalarını yaptıktan sonra arşivlenmesini yapar,

h) Belediye Başkanlığı adına Resmi Gazete ve Mahalli İdareler Mevzuatı ile ilgili açıklayıcı ve yararlı yayınların abonelik işlemlerini yapar, gelen yayınların ilgili yerlere ulaşmasını sağlar,

i) Harcama yetkilisi adına taşınırları teslim alır, korur, kullanım yerlerine teslim eder. Taşınır Mal Yönetmeliğinde belirtilen esas ve usullere göre kayıtları tutar ve bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenler ve bu hususlarda hesap verme sorumluluğu çerçevesinde Yazı İşleri Müdürüne karşı sorumlu olur.

j) Müdürlüğün e-mail adresine gelen mailleri her gün kontrol eder ve suresinde cevap verilmesini sağlar,

(3) Diğer Personel

a) Müdürlük bünyesinde faaliyet gösteren personel, üstlerinin yaptığı görevlendirmelere istinaden ve kendisine tevdi edilen işleri mevzuata uygun ve tam olarak zamanında yapmakla mükelleftir. Müdüre ve üstlerine karşı sorumludur

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Ortak Hükümler

Genel Sorumluluklar

MADDE 17 – Yazı İşleri Müdürlüğünde çalışan tüm personel;

(1) Tüm faaliyetlere ilgili kanun, tüzük, yönetmelik, genelge, tebliğ, iş metotları ve diğer ilgili yürürlükteki mevzuata riayet eder,

(2) Müdürlüğün faaliyet alanına giren görevleri en kısa zamanda ve tam olarak yerine getirir,

(3) Hiç bir fark gözetmeden her vatandaşa eşit davranır,

(4) Beceri ve mesleki bilgi açısından kendini geliştirir, bu amaçlı etkinliklere istekli olarak katılır,

(5) Bulunduğu pozisyonun gerektirdiği vasıfları kazanmak için gerekli çabayı ortaya koyar,

(6) İşbölümü esasları dahilinde, eş düzey ve diğer pozisyonlarla koordinasyon içerisinde çalışır,

(7) Verilen işi öngörülen bütçe sınırları içerisinde kalarak en az maliyetle yerine getirir,

(8) Kendisinin verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı artırır,

(9) Faaliyeti için amirince talep edilen veya faydalı gördüğü bütün raporları eksiksiz hazırlar,

(10) Verilen direktife uygun iş ve işlemleri gerçekleştirir,

(11) Yaptığı işle ilgili evrak ve bilgileri sürekli kontrol eder,

(12) Başkanlığa ilişkin bilgilerin dışarı sızmaması hususunda azami itinayı ve dikkati gösterir, yaptıkları, yapacakları işleri gizli tutar, bu konuda yetkili ve ilgililerden başkasına açıklamalarda bulunmaz,

(13) Herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılan personel, korumak ve saklamakla yükümlü olduğu evrak, malzeme ve demirbaşları sağlam ve eksiksiz teslim eder,

(14) Müdürlüğü ilgilendiren çeşitli hizmetlerin uyumlu ve düzenli yürütülmesi, personel arasındaki ahengin sağlanması için herkes gayret gösterir.

Evrak Kayıt Sistemi ve Yazışmalar

MADDE 18 – Müdürlüğe gelen ve giden her evrak bekletilmeksizin, tarih ve sayılarına göre kayda alınarak ilgili evrak defterinde işlenir. Kaydı yapılan evrak yetkili tarafından ilgilisine havale edilir. Personel, yapılması gerekli işlemleri zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.

Yazışmalar sınıflandırılarak standart dosya planına göre dosyalanır ve arşiv sistemine göre korunur. Yazışmaların, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmeliğe uygun olması sağlanır. Belediye birimleri arasındaki yazışmalar müdürün imzası ile yürütülür. Belediye dışı yazışmalar Başkan ya da görevlendireceği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

MADDE19:01.04.2009 tarihinden itibaren belediye başkanlığı ve belediye meclisimizce belediyemizde faliyet gösteren birim amirleri aşağıya çıkarılmıştır.

1-YAZI İŞLERİ MÜDÜRÜ                 :Hasan Ziver ARICI

2-MALİ HİZMETLER MÜDÜRÜ       :Cengiz AYDIN

3-ZABITA AMİRİ                               :Osman ÇAKAN

4-MAKİNA İKMAL ŞEFİ                    :Aydın YAŞLI

5-İTFAİYE AMİRİ                              :Mehmet KAYALI

6-ÖZEL KALEM MÜDÜRÜ              :Ömer TANRIVERDİ

7-FEN VE İMAR MÜDÜRÜ              :Sinan BAĞAR

Belediye başkanı sayın Celal TANRIVERDİ tarafından yukarıda isimleri yazılı birim amirlerine görev ve sorumlulukları yasal çerçeve içerisinde belediye başkanı uhtesinde yetkili kılınmış olup birim amirleri uhtesinde çalışan personellere gerekli bilgi ve çalışma alanlarını belirtmekle yetkili olup gerekli zimmetin yapılmasında sorumludurlar, Belediye başkanı istediği an birim amirlerinin yetki ve sorumluluklarını almaya yetkilidir.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller

MADDE 20 – İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

Yürürlük

MADDE 21 – Bu yönetmelik hükümleri; Diyadin  Belediye Meclisinin onayından sonra yayımı ile yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 22– Bu yönetmelik hükümlerini Diyadin Belediye Başkanı yürütür.